构建数字

从大学开始，我就非常喜欢整理，尝试了印象笔记、OmniFocus 等各种工具，盘旋在各种方法论里学习实操。但痛苦的是，我的数字空间总是短暂整洁、迅速崩溃，长期混乱。工作之后，学习和工作经验埋末在系统的混乱中，无法复利，这种痛苦感就更为强烈了。

2021 年，我终于下定决心：花 100 天的时间1，下班什么也不做，只专注于「整理好我的数字空间」。我相信，这是一次投入，回报很久的事情。

幸运的是，2021 年，我真的完成了这件事。

今天，借少数派年度征文的契机，我想写下过去这些天里，我整理的过程、思考，和经验。希望给那些仍在混乱中跋涉的人一点启发。2

（PS 1：下节「壹：构建数字大厦」非常枯燥，强烈建议先看「贰：填充数字大厦」或「叁：Almost allin one」）

(PS 2：本文重点是「分布式结构」、「把经验转化为做法」、「低效的高效」、「想像的需求」、「结构与内容」、「新文件体系」、「用进度管理文档」、「懒堕的强大动力」/「把整理留给未来」、「吸收信息」、「时间管理」等，可先搜索查看）

壹：构建数字大厦

我认为，「一个好的数字空间」应该具备两种能力：「掌控」和「复用」。

「掌控」指使用者对数字空间具有十足的掌控感，能够清晰快速地找到内容。

「复用」指归入系统的内容应该是能被复用、产生知识的，不能积压起来落灰。

随着我们的数字空间越来越成熟，积累的知识库越来越庞杂，想要记住里面的每个内容几乎是不现实的。但只要其基本结构是简单的，是可以被掌控的，我们就能按图索骥找到内容。

这一节我们先说掌控。

一：一级结构

一级结构

由于上图截图展示不便，后面我将以本图形式代替

1.1 历史版本一：「工作学习生活兴趣」

我的数字空间主要是建立在 Notion 上。它具有非常高的自由度，我可以随意组合拆解尝试，去找到最适合我的结构。

最开始使用 Notion 时，我有什么新想法，就会直接在一级结构建立一个新页面。但页面越堆越多，两个鼠标滚轮都滚不完，最后根本记不得有哪些页面，十分混乱。

一级结构有过多页面

「过多」的参考

后来我思考了一下，混乱有两方面原因。第一：页面太多了，我实在是记不住；第二：页面之间没有通过一个很好的结构去组织起来。

针对这两个问题，其实前人已经探索到了很好的解决方案。第一，根据研究，人的工作记忆容量是 7±2 个，所以至少一级结构应该小于 7+2 个，才能记住和掌控（我个人推荐小于 6 个）；第二，世界上有那么多生物，但是我们用「生物分类法」给它们分好了类，说明这种分类方式是科学和可借鉴的。「生物分类法」简单来说就像是金字塔，每一层级放同一属性的东西，依次下推，且相互独立，完全穷尽。

按这两个方法，我把一级结构整理为「工作学习生活兴趣」，里面再按「生物分类法」继续细分，很科学地整理好了我的 Notion。

一级结构大大简化

1.2 历史版本二：「Wiki + 工作台」

上面的结构虽然能把系统整理地井然有序，但缺点也很明显：层级太多了，我经常会迷失在点开的多层级文件夹中，忘记了自己到底在哪里。

Notion 层级结构过深

再举一例：我的 Eagle 侧栏就采用了多级层级，很不好用，经常不知道点到哪里了

这种迷失是很不好的。我之前喜欢用 kindle 看书，翻好几页才能看完一章。但后来换了 iPad Pro，一个屏幕就能放下一章。它让我从微观切换到宏观视角，把握内容的主体结构，而不会迷失在细枝末节里。我把它称为大局观，它是很有诱惑力的一种感觉。现在我再也不用 kindle 了。

有没有一种 Notion 结构能实现这种大局观呢？

有：Wiki 页面。

它把隐藏的结构直接展示，一眼可以看到比文件夹结构多数倍的页面，效率和掌控感都大大提高。

Wiki 示意图 | 图自 Notion

当我发现了这种用法，自然也是极度高兴，费了超多力气转换成这种结构。

但使用没多久，我就发现问题来了。第一：之前一打开 Notion 就是我的某个工作页面，但现在一打开是 Wiki 一级页面，我还要点某个入口才能进入工作，次次麻烦；第二：对于路径长的页面，我得先跳到 Wiki 一级页面，再从某入口一层一层进入其它页面，页面间跳转很不方便。

其实「固定路径会变成心理上的最近路径」，所以这些麻烦在实际使用中会被弱化。但不可忽视的是，它在客观上不是最近路径，日积月累会带来效率的下降。就像坐姿不对，第一次不舒服，很快就习惯了，但日积月累会带来疾病。所以我想把固定路径设计为客观上的最近路径，这样宏观上效率才会最高。

所以我就自然而然地建立了一个工作台，把常用的工作页面放到这里，路径更近。后来，又自然而然地在里面规划起了我的每日待办、宏观规划，感觉时间上的大局观也来了，很霸气。

工作台示意图 | 由 Notion 模板改编

但使用没多久，问题又来了。第一：我总觉得这那页面都可能会用到，所以在工作台里堆满了页面、数据库、折叠列表，导致其整理起来很麻烦；第二：工作台最高频使用的往往就是一两个区域，但它被淹没在其它众多的低频区域，反而降低了效率；第三：有工作台并不意味着 Wiki 页面就不用管了，我反而要维系两套系统，同一个文件有多个入口也造成了认知负担；第四：工作台就像一张网，把所有的事务都连接在一起。有了中枢系统，系统反而失去了「当得起崩溃」的复杂性。

最重要的是，工作台不简洁，不美，看起来很乱，很烦，我知道它不是最好的解答。

不要工作台，也就不要 Wiki。后来我仔细想了一下，其实通过「简化原来的文件夹式结构，再加一个时间管理页面」，我也能达到最初的期望。3

1.3 历史版本三：「WAW」

回到原来的文件夹式结构，如何简化呢？

之前我兴趣广泛，希望博采众长，所以光「兴趣」页面里就塞下了「产品、效率、人文、历史」等十几个页面。后来偶然间读到了少楠「产品沉思录」里关于 PARA 的介绍，我幡然醒悟：应该确定少数几个领域，有所聚焦。

按这种思想指导，我把一级结构改为「计划、个人领域、资源」，个人领域分为「工作、个人创作、动效、整理等」数个领域，其它兴趣全部放到「资源」页面，用折叠列表折叠，豁然开朗。

后来因为「工作」领域太常用了，我就把它拎出来放到一级页面。这时我忽然发现，这不就和我的生活对上了：白天工作关心「工作」领域，下班后关心其它领域。

所以我把原来的「个人领域」一级结构改为了「工作」（上班工作）+「WAW」（Work After Work，下班后的工作，个人领域的成长）。

「WAW 」虽然意为下班工作，但其实放的是个人领域。我在构建这个页面时就会主动让自己思考：我应该专注在哪些领域。这个页面本身也在提示我下班后要保持创作，并且聚焦在自己的个人领域。

WAW

后来我又加入了一个 LH 页面（Life Habit 生活习惯），放入日常要坚持的习惯。这样，工作、WAW、LH 就囊括了我的一天。

WAW 终级版

这套结构非常巧妙地把时间属性和领域相结合。自己在实际生活中会安排上班做什么、下班做什么、平时要坚持什么，对应到数字体系中也是这样的结构，会简化理解成本。所以这套结构是以时间管理为导向，融合了 PARA 的思想。对新手来说，上手更清晰符合直觉，内里也更科学，能更快、更科学地打造自己的个人体系。

当我认为这应该是终级形态时，变数又来了 …

1.4 历史版本四：「AP」

临近过年，我开始建立我自己的年度计划，这时我忽然发现，WAW 不适用了。

举个例子，例如我的年度计划是「每天开心」，但我没有有这样的领域；例如我的年度计划是「做 B 站视频」，但我的领域往往是「动效、整理」等科目。简单来说，年度计划是要做什么，领域则是某个科目的成长，一动一静，并不吻合。

解决方法也非常简单：把领域改编成年度计划，改编不了的就降为兴趣，打入冷宫。例如把「个人创作」、「动效」、「整理」领域合在一起，变为「做 B 站视频」，等等。这样，我的一级结构又变为了「工作」（上班工作）+ 「AP」（Annual Targets，年度目标）。

我发现其实用年度目标来作为「时间属性」的约束，其实相当于从「专注领域」变为「做什么事情」，成事感更强。

不过说实话，WAW 和 AP 都挺好的，无论强弱，只是选择了不同的理论。

其实到这里，你会发现。虽然主体结构还是简单的，但背后其实承载了颇多的理论，不仅有很高的学习门槛，而且要定期维护，使用门槛太高了。

大道至简。直觉告诉我：越复杂的系统，越容易崩溃。一个好的体系应该是简单的，背后的理念应该是简单的。

所以我想要简化。我给自己定了一个规则：让普通人都能轻易学习，才是好的。

1.5 最终版本：「Inbox 规划工作学习生活兴趣」

当我回顾这些结构，我发现我总是给结构本身赋予了太多的时间意义：我希望一看到 WAW，就知道下班做什么，一看到 AP，就知道紧随计划。但其实我有「规划」页面，这里不正是规划的沃土吗？何必缘木求鱼？

想清楚了这一点，剩下的页面应该如何简化呢？

记住我的规则：让普通人都能轻易学习。而普通人是不爱学习的，所以这个系统一定要符合人的天性。我翻看了历史上大量的效率教程，几乎把印象笔记公众号的教程看完了，最终惊讶地发现，「工作学习生活兴趣」结构的出现频率极其之高，而这正是我的历史版本一 …

设计师，麻烦改一版，再改一版，再改一版 … 嗯，还是要第一版吧！

其实想想也是，我之前靠直觉就整理出了这个结构，这个结构能被广为流传，也正是因为它契合了人的人性：人们的一天就是工作、学习、生活和兴趣啊 ~

等等，这，不正是暗含了 Work（工作），Work After Work（下班的工作）。也就是说，我完全可以以这个一级框架为基底，融入 PARA 的思想！

后来的改变也就自然而然了。我加入了「规划」的一级结构，并在一级结构「工作」里放入我要关注的领域，「学习」、「生活」相当于把原领域拿出来，「兴趣」放非我关注的领域。

「一级结构」最终版

「兴趣」里不开页面，直接把各种内容折叠，减小管理成本

越简单，越符合人性的分类越容易被人接受。这个一级框架对于新手几乎没有教育成本；二级框架上，只要告诉他们，「工作」不要理解为上班的工作，而是应该理解为「我关注的领域（PARA）」，理解成本也不高。

回顾之，开始和结束的分类虽然极其相似，但其中微妙的差别决定了两个体系有着不一样的思考。所以折腾其实是有必要的，它让我对「设计系统」这件事有了更深入的理解；让我体会到了简单的魅力。这种简单是深思熟虑之后的简单，是从复杂衍化出来的简单，是坚定的简单，是不会回头的简单，是不简单的简单，是美的简单。

二：二级结构

说完了一级结构，我们来说二级结构。

2.1 历史版本：「生物分类法」

其实前面大体上已经提到了二级结构（也就是放「领域」页面），但有一个问题没有解决：二级结构之下呢？还是不可避免的有三级结构，四级结构等等，层级依然很深，我还是会迷失在点开的多层级文件夹中，忘记了自己到底在哪里。

所以这个二级结构也需要优化。

刚刚提到，我的 Eagle 侧栏就采用了多级层级，很不好用，经常不知道点到哪里了

2.2 最终版本：「包容框架」

到底几层结构是合适的呢？我希望从前人的经验里找答案。

我回想起我之前用「印象笔记」，虽然整体内容也是混乱的，但是它的结构从来都不会乱，因为系统约束了只能用两层结构。我又去看 iOS，我发现它也只允许建立文件夹（两层结构），而不允许文件夹嵌套文件夹（多层级结构）。这似乎是一种冥冥中的真理。我自己测试也是，两个层级最优，三个层级凑和，只要超过两个层级，这种多层级化在视觉上就会显得不清晰。

强大的 macOS 也只允许两层结构，这似乎是一种冥冥中的真理

还是以 Eagle 侧栏为例，上为多层结构，下为两层结构，明显下面就清晰的多

能不能以「两层结构」作为层级的终点呢？

我在思考，为什么现在需要多层级。一方面是遵循「生物分类法」，让复杂的体系井然有序，另一方面也是为了维护 7±2，减少记忆成本。忽然间，我幡然醒悟：7±2 并不意味着最多 9 个（我个人推荐 6 个），它也可以理解为九（六）块。例如我们的电话号码，它是 11 位，虽然超过了 7+2（=9），但我们可以通过 344 组合，拆成 130 XXXX XXXX 来记忆。

所以下面就好办了。我把二级结构里面的内容拆出来，用分隔线区分，每一级不超过 6 块，每一块不超过 6 个页面。拆完的一瞬间，整个世界仿拂都美好了！4

如左侧边栏所示

上图截图不便展示，后面我将以本图形式代替

拆分出来后我发现，其实很多结构是不必要的。例如有「观影」和「工作」两个页面，我为了强行统一，就建立了一个「生活」来容纳「观影」。现在拆出来后，依然满足 7±2，但层级关系变浅，冗余结构简化，好用多了。

而且有趣的是，拆出来之后，每一块自成一个小区域，像一个个小王国，有自己各具特色的样式和风貌，且各自自治，壮大、停滞、局部溃烂、崩溃、废弃，都不会影响 Notion 整体的稳定性，给人一种奇妙的感觉。

内部区域自治，不管壮大还是崩溃都不会影响整体运行

其实为了学习如何建立系统，我一直在看「失控」这本书。这一个个小王国，就相当于书里所说的「分布式结构」，这两层结构，就相当于书里所说的「包容框架」。也正像书里所说的那样，这种结构具有弹性：

由于群系统是建立在众多并行关系之上的，所以存在冗余。个体行为无足轻重。小故障犹如河流中转瞬即逝的一朵小浪花。就算是大的故障，在更高的层级中也只相当于一个小故障，因而得以被抑制。

三：项目结构

前面我提到了二级结构应该是分布块的形式呈现，下面我们来说每一块里包含的页面，我称之为「项目结构」

这节我会按照「项目结构」的建立和发展的进程来说。

「项目结构」示意

由于上图截图展示不便，后面我将以本图形式代替

3.1 进程一：自下而上建立项目结构

项目结构是如何建立的？自上而下规划，还是自下而上生长出来？

这件事其实并没有定论，但是我的很多项目都是自下而上的建立。这里我以我的工作为例，给大家做一些参考。

我的工作是甲方企业的文案策划，定时要写大量的软文投放到各个自媒体平台。刚开始工作时，我是建立一个 Gallery database，把每天写的文章放进去。有一些经验和思考则会另开页面记录。

工作了一段时间，我发现页面已经混乱到必须要整理了。而在整理过程中，我意外的发现这些混乱的页面其实和我的工作是契合的。

下面是我一篇文章的结构，分为标题、开头结尾、正文、软文植入。对我来说，有三个点最重要：1 是标题，一定要抓人眼球，才能在自媒体平台获得流量；2 是软文植入，一定要突出我们产品的特性，才能让别人看了文章就想买；3 是文章结构和写作方式，一定要高度模板化，这样才能一周输出多篇文章。

对页面整理时，我发现我在做的事情正好和这个框架一样。

我会针对不同的需求点开始有意识地积累内容。比如「标题」。我搜集我们小组过去一整年的所有爆文标题，然后打标签来整理分类，最后分析出最通用的一些选题和标题套路；再比如「软文植入信息」。我每写一篇软文就会把里面的软文植入信息拆出来。日积月累，同一个产品就有了一堆「软文植入」的案例可以参考，以后再写这个产品只需要把参考们变个写法，就可以直接套用了。如此等等。

搜集整理标题

所以我依需求为结构，建立了「软文写作、选题灵感、文案参考、产品营销、行政事务」5 个页面。结构从需求中自然而然生长出来了！

其实自下而上建立结构是很好用的，因为结构里的页面都是自己常用的，根据这些页面建立的结构是最贴合实际使用的。

如果自上而下建立，一方面很考验系统构建者的规划能力，另一方面会有很多「想像的需求」，这个我后面会细说。

3.2 进程二：当前项目 + Gallery

前面提到，虽然把二级页面拆分成了一个个大块，每个块是一个大项目，但是项目里的页面依然可能会出现深层级，如何解决呢？

我们先叉开话题，谈谈项目文件的分类。根据我的研究，一个完整的项目会包含 5 类文件：项目规划、项目文件、学习/经验文件、行政文件、工作存档文件。5。实际工作中，只有「项目文件」是必须的，其它可依情况删减。

但如果真按这 5 类文件整理的话，会非常不好用。因为这 5 类文件中的某个文件可能是我们的「当前项目」，我们每天需要大量的使用，导致固定路径不是最短路径，消耗了大量的交易成本。所以我们往往会把「当前项目」从 5 类文件中单独拎出来，自成一派。

相当于 B13 本来归属于 A1，属于第二层级，现在拿出来到第一层级，和 A1 同级，会乱

但这又带来一个问题：以上没有严格遵循「生物分类法」，很可能会打开潘多拉魔盒，带来混乱。

怎么办呢？与其原教旨主义般地强迫症，不如跳脱理论，看看别人是怎么做的。

首先我研究了微信，发现它的「发现」和「下拉小程序」页面其实遵循了分类原则，但是「微信」（聊天页面）和「通讯录」像当前项目一样，也被单独拎出来成一个页面。

其次我研究了「Notion 是如何使用 Notion」的，发现其「Marketing」和「Product & Eng」页面也是遵循了分类原则，但「Meeting Notes」等页面本应该从属于前面的页面，但属于常用页面，所以被单独拎出来了。

还有很多很多例子，均是如此。这些能承载庞大内容，结构又非常简单的系统，其实都遵循了「当前项目 + 分类页面」结构。

「Marketing」（分类页面） | 图自 Notion

「Meeting Notes」（当前项目），本从属于分类页面，但因为常用，被拎出来到第一层级了| 图自 Notion

如果解决方式太困难，那一定是问题错了。我开始思考，我为什么一定要遵循「生物分类法」呢？因为我知道它是科学的，我希望它能消除混乱，带来极致的秩序性。但问题是，第一：我不需要管理亿万的生物分类，为何追求如此极致的规则？第二：「生物分类法」是在分类，但项目文件不仅分类，还要使用。使用时必定会有权重，场景不同。

所以我豁然开郎：在一级结构和二级结构主体框架应该遵循「生物分类法」，这是分类，避免混乱；二级框架里的一个个大块里（也就是项目文件），我们是在使用它，应该接受把「当前项目」拿出来的形式。

这样保证整体上不会混乱，而绝大多数常用的页面在第二层级就能点击到，使用效率很高。

但其它不常用的文件呢？它们还是有可能埋在第三第四等等深层级里落灰，怎么办呢？

其实我一开头曾提过 Wiki 页面，它的展现形式比文件夹更高效。但是其中一个缺点是：常用的页面被埋进去，导致必须要建立一个工作台，不好用。现在回看，只要把常用页面拿出来，这个问题就解决了。而且在 Wiki 里，可以通过标题/数据库做区分，完成文件夹的任务，这样多层文件夹可以变成扁平化的一层 Wiki 结构。这样即使是不常用的文件，也最多在第三层级就能点击到了，很棒！

用标题和分栏做区分 | 图自 Notion

但 Wiki 还有一个问题：页面间跳转很不方便。我得先跳到 Wiki 一级页面，再从某入口进入其它页面。这个解决办法很简单：用 Gallery database 即可。它在页面间跳转更方便，创建和维护也比前者省心很多。但要注意，这里用 Gallery 不是为了展示给别人看，而是希望像 Wiki 一样陈列页面。所以要效率先行，不要增加数据库的使用和维护成本。建议关闭 Card preview，把 Card size 设为最小；不要设置多个 View，不要为了美给其加封面，尽量不要为了分类给其加标签等等。

Gallery database（这里标签是备注之用，用 Test Property Type 也可以，但我觉得前者更好看；但标签不是分类之用，不会用其做筛选视图，因为要切换视图，增加使用成本）

当然，Wiki 相较于 Gallery database 也有好处：信息密度高得多。所以它适合用于有庞杂内容的公司组织，个人没那么多页面陈列，就用 Gallery database 吧！

总结一下，「项目结构」大体上「有项目规划、项目文件、学习/经验文件、行政文件、工作存档文件」五类，可以把它们按「生物分类法」的规则，以 Gallery 形式排列。其中常用的页面/当前项目可以单独拿出来。这样，最常用的文件在二级就能触达，不常用的三级触达，很方便。

3.3 进程三：在扩张中的混乱里建立秩序

前面说了，结构是从下到上，生长出来的。但其实生长的过程也是「从混乱里建立秩序」的过程。这很难，但有法可循。

还是以我的工作为例。这半年来，我开始负责一些产品的营销推广。这完全是一个新的领域，繁复程度比写文章多了数倍。刚开始，一旦有什么新的项目文件、心得，我都企图把它们整理清楚。但是我发现每一个页面都很不好整理。究其原因，这个文件池中还不够大，里面的结构还没浮现出来。所以后来，我有什么项目文件、心得等，都会直接开一个新的页面，向下无限堆积。后来再整理时，结构就出来了。

所以一开始，不要急着整理。当你有一个文件不好整理时，的确不好整理。但当你有一百个文件不好整理时，整理的脉络自然就出来了。

先把「经验们」放一边

等到文件池足够大，就可以开始整理了。但开始整理时，新手会面临一个很棘手的问题：经验教训如何整理。这时我建议，先把经验教训放到一边，不管它们，把好整理的先整理了。这一点看似简单，但真的非常非常非常重要，是我用几年的时间领悟到的。

这里我可以讲一个小故事。

我是一个爱思考的人，也写下了很多读书笔记、生活感想、经验、想法。我知道这些经验很重要，它们应该被组织和复用起来，帮助我们更好地成长。但因为它们来自于其它信息，彼此又有千丝万缕的关联，像一张网一样，实在是太难整理了。而它们往往又和其它容易整理的信息混杂在一起，导致所有信息都不好整理。最后我的 Notion 完全是一团混乱，不知道从何入手。

连最基本的混乱都没有解决，又何谈复用经验呢？这种情况持续了好几年，我只能干着急。

后来阴差阳错，我认识了 flomo，它真是我整理过程中的一个「贵人」。根据 flomo 的指导用法，我把读书笔记、生活感想、思考、经验、卡片式笔记等全部放到了 flomo。让我惊讶的是，Notion 里剩下的乱七八糟竟然出乎意料地好整理起来。这也是我整理之路的第一个突破。

芒格说过：要从别人的糟糕经验里吸取教训。希望我的糟糕经验能给你带来一点启发。

再整理好整理的

话说回来。把不好整理的「经验们」剔除了，好整理的林林总总应该如何整理呢？

简化。首先观察这些文件本身，试图分析出一个框架，再把这些文件塞到各个框架里。这样整理就变成了分类，整理起来会很轻松，会很快会让混乱消失；而后，这些框架只是一个引子，它们让庞杂的文件归属于不同的框架，那整理文件就简化成了整理框架，难度大大降低。

以我写文章为例，先把左边庞杂的素材分类到右边的框架里

然后再把刚刚的框架（本图左）再整理（至本图右），就从整理素材变成了整理框架，难度大大降低

不同的工作有不同的适合框架，这里没有一个定论。但是我可以提供两个常见的框架。

第一种框架：把工作内容本身当框架。类似我之前提到的写文章，我把文章拆分成标题、植入等等，最后形成的框架也是「选题灵感、文案参考」等等。

第二种框架：把进度当框架。例如我做营销，进度是「计划 - 实施 - 检查 - 调整」（PDCA），每个进度里会涉及不同的文件，则把文件们按进度看板排列即可。（不过这里要注意：进度只是整理文件的一种手段，这里不适合用文档来规划进度。这点非常重要！）

以营销文件为例，按营销的进度为框架，即可整理清晰

当然，信息是多纬的，在分类时可以属于这里，也可以属于那里，怎么办呢？

其实只要做好 PARA 领域界定，Notion 的结构足够简单，80% 的内容都是很好分类的。先别管 20%，专注 80%，让 Notion 整体简洁起来再说。

真正不好分类的多纬信息，你可以通过页面链接或 Synced block 放在不同位置。

真正不好分类的信息本身，你就放入一个「其它」页面。还是刚刚说的，当有一个不好分类，的确不好分类；当有 100 个不好分类，分类的框架自然就浮现了。（关于这点，后面还会解释。）

回过头，再来整理「经验们」

好了，好整理的整理好了，不好整理的「经验们」该如何整理呢？

答案藏在生活里。

其实我们回顾父辈是如何把他们的经验传递给我们的，是「已所不欲，勿施于人」，是「道不同，不相为谋」，是一句句「要这样做、不要这样做」。

其实我们回顾工作时，组织间产生的经验是如何积累和复利的？是企业价值观，是制度，是检查清单，是 SOP（标准工作流程）。这些规则背后，其实都是一次次犯错经验的积累。

不好整理的「经验们」该如何整理呢？现在可以回答了：把经验转化为做法。这点非常重要，它把复杂的各种经验进行了一个降维处理，整理难度大大降低。同时，侧重「整理」变成了侧重「做法」，这更有价值。

做法主要有三种形式：价值观、检查清单、SOP。具体内容可以表现为写文模板、拍摄清单、投放流程等等，不一而足。

以 SOP 为例。做营销时，每次我觉得有什么营销上值得记下的信息，我都会通过备忘录、flomo、微信文件传输助手等途径记下来，然后定期汇总、学习、反思。最后我建立了一个「营销节奏」的 SOP 文档，里面记录了我在做营销项目中的每一步，包括我觉得别人做的特别好的营销方案、营销步骤应该是怎样、我收获了哪些经验，我犯了哪些错误，通通都记在了一起。这样把经验转化为了做法，可想而知，我下次再做营销时，我就能少走很多弯路。这就是经验的复利。

由经验变成的「营销 SOP」（前期一页，后期复杂后可以拆为多页）

但这会带来一些问题。首先，组织内的很多规则是建立在不充分和错误的推理上，不一定正确；其次，经验本身由特定的场景得来，里面蕴涵一些无法被文字表达的暗知识，有时并不具有普适性；再者，我们没栽过跟头，不一定信任、同意这种做法，不能全心全意的执行；最后，只会按规则做事会让人「知其然，不知其所以然」，变通性很差，从海天换到李锦记酱油就不会炒菜了。

如何解决呢：记录场景。

我们在把经验转化为做法的过程中，一定要详细的叙述为什么要这样做，它来自哪件事的经验，这件事的背景又是怎样的。这样我们对做法本身才能充分的信任，未来忘记为何这样做时也能回看知悉，才能一往无前地执行。现在 Notion 的评论功能现在可以被移动和同步了，可以在做法的评论里写下经验林总，非常方便。6

以上这些，虽然看起来轻描淡写，但其实我是走了超级无敌爆炸多弯路才领悟到。把「经验们」转化为「做法」真的很重要，这点我在下一章还会详说。

有意思的是，这样大汗淋漓的整理带给人的成就感是很强的。当你尝试了一两次，你就会建立一个「在混乱中建立秩序」的信心。下次看到杂乱也不会心烦，不会急着整理，因为你有信心能整理好，这是一种心态上的自由和解放。我自己也很擅长对物理空间的收纳，所以桌面乱糟糟也不急着整理。每次别人说我桌面乱不会整理时，我都笑而不语。

3.4 进程四：New Workspace！

随着工作复杂性的增加，项目文档会越来越多，我们怎么处理这种扩大与进化呢？

我建议是把增长的项目区隔，以维系原有结构的稳定。如果一个项目块里不只 6 个文档。那就新开一个 Workspace，然后将多个文档拆成分布式的数块，如果块的数量超过 6 个，那就建立一个一级结构去收纳这些块，如果块里内容超过 6 个，那就再建一个 Workspace，以此类推。

扩大示意图

我目前就维护了两个 Workspace，本图是个人 Workspace

本图是工作 Workspace，由上图扩大分立而来

换而言之，一级结构不一定是之前提到的「Inbox 规划工作学习生活兴趣」，它也可以是一个或用分隔线分开的多个项目结构。用哪种形式，主要在于 Notion 内的东西多不多。

其实对这个框架越了解，越能游刃有余地变通，从定法到无法。

四：页面结构

不仅仅是大的框架，其实每一个页面都有它的内部结构，如果肆意为之，也无法建立起对系统的掌控感。

之前我会根据「页面内的内容」定制不同的页面结构。为了防止忘记，我会在每一页的顶部都加一个「关于本页」的说明，写清楚为什么这样建立。久而久之，不同类型的「关于本页」太多了，我又不得不建立一个新的页面放置所有的「关于本页」来获得掌控感。最后系统变得非常复杂，更不谈掌控。

如果解决方法太复杂，那一定是问题错了。开普勒之前，托勒密通过不停加本轮来解释地心说，本轮 - 均轮系统复杂无比，结果证明，其实日心说才是对的，问题（地心说）本身就错了。我之所以要不断的加页面来修正，来建立对系统的信任，其实也是因为页面结构本身太复杂，不合理。

如何简化呢？

让我们来谈谈 Apple Park。它看起来巨大无比，但整个大楼其实是由一个基本单元重复连接得到的。建造者可以用最大的精力去完善基本单元，让其更科学化。使用者也可以复用经验，走到哪里都不迷失。这种结构的简化让不管是开发成本，还是理解成本，都有所下降。

页面结构也是。如果我们能找到一个页面的基本单元，让所有页面都遵循相同的结构。每个页面都一样，最后自然也不需要一个页面来管控「关于本页」了。

4.1 单页面的主体结构

首先，一个页面只有一个主题。

以之前说过的工作台为例。

工作台在一个页面里融汇了「时间管理、页面快速链接、文档链接数据库」等等模块。每次点进工作台，人们首先要付出一个选择/思考成本，选择进入哪个模块工作。实际使用中，往往只有一到两个区域为高频工作区，其它模块反而干扰视线，影响了自己对于重点的关注。再者，人们的贪欲是无穷的，总想着可能会用到哪哪个页面，最后无限加页面快速链接，不仅更干扰主体，还要维系越来越多内容的秩序，整理成本更高。

工作台示意图 | 由 Notion 模板改编

其实对于大多数人来说，我们只知道增加功能，让系统看起来更强大。但建设页面就像是设计一款产品，页面的结构、内容的排布、UI 的设计，一些很细微的不同都能带来巨大的差别。这种差别又是很难去衡量和描述的。最后我们看似满足了一个需求，却损失了很多无形的体验。日积月累，页面变得越来越难用。

所以大道至简，我选择让一个页面专注一个主题。消除页面里的选择成本，避免迷惑，让自己最快地找到自己想要的；避免干扰，最大程度地专注在内容本身。

例如本页面只专注「软文写作」，不会放写作规划，Inbox 等杂物

不过简化其实并不简单。

虽然我要消除页面的复杂，但不意味着把其它内容都删除，这样并不好用。

我选择留下与一个主题相关的多个内容，当想要做这个主题时，在这个页面就能专注完成，而不必频繁跳转。

举个例子。下面是我的写作模板，它并不是只有文章。我在右侧放置了写文章相关的选题灵感、选题类型、软文模板等等链接数据库。这样在这个页面里就能参考复用以前的经验，专注在写文章上，而不必频繁跳转。

正如 Jony Ive 所说：

创造简洁的产品却从来没有简单过。简洁不仅仅是避免复杂。消除杂乱只会产生一个简单却毫无意义的产品。我认为一个真正简洁的产品能以清晰的方式传达：它是什么，它能做什么。

再者，在一个页面里，如果有多个内容，我会突出最重要的内容。

举个例子，我一开始喜欢在给每页加上封面，再在页首加上谏言，下面再放一个折叠列表，折叠「关于本页」、不重要的内容、快速链接等等。但我发现这些结构本身会占据 2/3 的空间，大大挤压了最重要的内容，每次进来干扰视线，还要把页面滚上来，好不麻烦。自己也花费了大量时间在修葺页面，磨刀误了砍柴功。

后来我大刀阔斧的删减：删除了封面、图标和「关于本页」，将谏言和折叠列表合二为一，最终最重要的内容占据了 2/3 的空间，好用度大大提升。（折叠列表也可不要，依情况）

之前的结构，不重要的内容占据了 2/3 的位置，效率低

现在的结构，重要的内容占据了 2/3 的主要位置，效率高

不过这里要说明一下。第一，如果页面本身在一级/二级结构里，加上图标可以显现在结构里，提升辨识度，所以还是很有必要的；第二：对于展示页面，如果目地是展示，则加封面也无妨；第三：如果喜欢这些封面，加也无妨，没有对错，只有适合与否。

最后，尽量减少页面之间的联系。

我之前说过，「经验们」之所以难整理，就是因为它们像网一样相互耦合，让人无从下手。同样，如果页面之间合纵连横，相互联系（例如设立关联数据库、同步块等等），系统整体的复杂度也会大大增加。最后想要单页面顺利运转，得维系所有关联页面的运行，一旦有更改，工程量会非常大。看似强大，其实脆弱。

尽量不用 Relation 等联系功能

不过这里要强调一下，联系还是有很多益处的。这里不是说不联系，而是要减少不必要的联系。很多时候，我们建立复杂结构的确能满足一些高级需求，但我们往往忽视了我们失去的东西（例如前面说的各种成本）。如果维系这个系统/高级功能所要付出的代价远远小于获得，那这其实是一种低效的高效，我宁可不要这种高效。例如刚刚说到的页面封面，它看起来很美，但挑选设计花费了我大量的时间，且让我每一次点开页面都被无效信息（封面）干扰，这对我来说，就是一种低效的高效。

由此谈开。我也选择尽量不要高级功能，例如上传各种自定义 emoji、例如在 Notion 里实现进度条、每日天气等等。它们本身就有极高的学习、使用门槛，浪费了我大量的时间。而这些时间并没有关注在内容上，而是满足一种想像的需求。我之前读「微信背后的产品观」，看到一个很有趣的八卦：张小龙为了不让马化腾在微信底部多加一个 Tag，就定下了一个君子协议：「两年之内，微信只有 4 个 Tab，不允许再有第五个」。我借鉴了一下，强迫自己两个月不用高级功能，后来发现，这些所谓的高级功能，其实不用也没什么大不了。

而且，我们往往可以用简单的方式实现复杂的需求。我之前还在 Notion 里放过「一周天气」，想像自己每天在 Notion 里面根据天气规划日程， All in One。结果每次都是直接忽视。后来我想，用「天气」应用看天气高效多了，我干嘛要折腾自己。就像 Excel 明明是处理数据的，我何必要在里面画画呢。要高效地做事，而不是行为艺术。

这是艺术，和本文讨论的效率是两回事

扯远了，回来简单总结一下，我最终确定的单页面的主体结构是下面这样：一个页面只专注一个主题，突出主题里最重要的内容（没有封面和 Emoji，顶部是一个折叠列表放不重要的内容），少用甚至不用关联结构和高级功能。

4.2 页面内容的排布方式

结构和内容

想要简化页面结构，我们还需要对页面里的内容进行更深入的认识。

在产品沉思录的 Notion 小传里，有介绍到 Ted Nelson。他「希望将内容 content 从结构 structure 中分开；这样同一个内容可以有多个结构，读者和作者可以根据自己的需求从不同的角度看内容。」。

这个叙述从上都计划的 demo 来看，已经可以通过 Synced block 实现了。不过这段描述忽然给我一种启发：用「内容」和「结构」来看产品，内容承载于结构，结构管理内容。这个视角非常神奇，它让我以一种产品经理的视角来观察世界，很多问题也得到了答案。

首先，在 Notion 里，很显然，上文提到的一级二级框架是一种结构，一个页面里的文字、图片、链接都属于内容。但除此之外，数据库其实也是一种结构，它能承载「页面」这种内容；Notion 的分栏也是一种结构，它给内容带来了新的呈现方式；Toggle list 也是一种结构，它通过折叠，包含了大量的内容。

「Notion 结构与内容」示意 | 很重要的是：Toggle list 也是一种结构

更重要的是，在 Notion 里，内容和结构的属性是互通的。数据库是结构，但这个形式在整个页面里成为了一种内容；页面是结构，但它在数据库里成为了内容；Toggle list 是结构，但多个 Toggle list 排列组合时，它也具备了内容属性（因为它的名字）；Synced block 里是内容，但这种 Synced 的形式也是一种结构。

上写文的例子中，把左边 Toggle list 当成要整理的对象时，它就从结构变成了内容（通过 Toggle list 的名称来识别内容）

如果结构本身是有秩序，有逻辑的，这种逻辑性本身也是一种内容，如左栏

所以 Notion 里，结构和内容是交织的，这会带来三点好处。

首先，它可以容纳非常复杂的内容。当我们去观看各大网站、APP，会发现它们就是内容结构的交织和排列组合。而当 Notion 一个 Toggle list/数据库就可以容纳万千时，它就已然具备了作为网站的复杂性和简洁性。

以 Apple 官网为例，它就是结构和内容的混和 | 实际上看所有数字产品，都可以简化为「结构和内容」

其次，它会大大提升页面管理的灵活性。前面说过如何整理文件：先把文件塞入框架，再整理框架。其实翻译过来，就是先把内容塞入结构，再整理结构。我这篇复杂的文章就是这样整理思绪的。同样，数据库为什么好用，就因为它把结构变成了内容来整理，又将其赋予了内容的含义（各种标签）便于识别。

数据库是结构，结构整理内容 | 页面是结构，但数据库里的页面是内容 | 这就是数据库好用的秘密

最后，它会让创新迸发。刚刚说过，作为结构的多个 Toggle list 排列组合时，它也具备了内容属性，内容本身是可以被交融和诞生新内容的。这像是 flomo 的卡片与卡片之间通过批注建立链接。相较而言，印象笔记的页面与页面是独立的，没有交融。

还是以写文为例子，Toggle list 作为内容是可以混杂诞生新知的，例如右边。

知道这些对构建「页面结构」有什么用呢？

前面说了要简化页面，一页只有一个主题。现在了解了「结构与内容」，了解了它们交织带来的复杂和强大，我也会控制自己：一个页面专注一种类型，要不是内容，要不是结构（例如数据库）。尽量不要交织，尤其要慎用 Toggle list，避免混乱。

这个结论有点反常识，但请试试，很有用。

拓展内容

另外，我前面说了「内容和结构」这个视角非常神奇，下面我可以展开说说。（不过和本文内容无关，不感兴趣可以跳过 ~）

先谈谈 Notion。

其实 Notion 的块结构本身就是一种结构，类似于 Synced block，但是这个不显化。有没有一种方式让块内容很明显地变成了结构呢？标签。（之前我说 Toggle list，其实该 list 名字就是里面内容的标签）我们可以再通过筛选（搜索）标签去建立数据库，一方面数据库的基本单位不再是页面，而可以是图片、文字块等等；另一方面数据库里的内容也可以互动起来；再者，数据库不再是凭空诞生，不再是模仿 Airtable，而是从内容里构建的；最后，块内容相当于有了名字，我们可以快速调取，Notion 会变成一种更好用的 Roam Research。

当然，标签又会引入一个新的体系，带来复杂性，需要权衡。

再说群聊。

目前群聊最大的难点在于好的内容无法沉淀下来。其实沉淀好内容就是在做一种密度极高的筛选，而刚刚谈到，结构有利于筛选和组织。所以只要把内容结构化，问题就迎刃而解了。怎么做呢？多选群消息，然后可以成组，可以给组起名字。人们翻看群消息时，可以直接先左划，看组名字合辑，效率会大大提升。（类似于 iMessage 左划看时间）

这在工作上尤其的妙。因为群都是因事而建，里面很多内容都可以遵循某个逻辑组织起来。而事天生又和文档友好。所以可以把组抽出来，沉淀为文档。就飞书而言，飞书群和飞书文档就建立了连接（类似飞阅会），妙！

例子 | 这个功能很好，但产品功能的呈现非常关键，它决定了是化繁为简还是繁复冗杂 | 参考 Notion Synced block 的设计过程，最后的呈现就非常天才的简洁）

Notion Synced block 的最初设计

Notion Synced block 的最终设计

最后说说文件。

不管是 Windows 还是 macOS 的文件整理，都是用文件夹来组织，类似文档之于印象笔记。但如果可以给文档赋予含义，让其结构化（备注），可以在文件夹里建立类似 Toggle list 的结构，让其可以复杂化。让文档管理变成 Notion 一样，这会是一个非常好的创业机会。

Notion 其实也能管理文件，但它的缺点是云，文件不能预览，文件和其它应用的联系不好，还要下载。其实 5G 会克服下载这个缺点，让云文件变成更安全的「本地文件」，但下载这个感知还是会存在。所以新文件体系一定要是像 OneDrive 一样基于本地文件夹的，消除下载这个感知。

其实印象笔记能做到管理文件，不过我的构思有三点巨大的不同：1：新文件软件的使用体验是如 Notion 般优雅舒适的，外观排布都要有审美，印象笔记太太太太太没有审美了；2：这个新文件软件要在页面里引入结构，才能承载复杂性；3：这个软件一定是要基于本地文件夹的，（可以上云，类似 OneDrive），这非常重要。软件的结构本身就是文件夹的结构，软件融入系统，甚至替代桌面，但删除也不妨碍文件运行。这样才能给人带来信任感。

最后，我们见证了 Notion 管理公司文档的魅力，想像公司共享用这个软件管理文件会多好用。

我的文件软件构思有点丑见谅

在 Notion 里插入文件

印象笔记管理文件

如此等等。

4.3 Notion 的结构们

现在我们来谈谈 Notion 的标准控件。

Notion 里有很多标准控件，例如 Toggle list、Bulleted list、Table list 等等。这些控件的形式不同，对内容的展现和使用等都会带来微妙的差异，值得说一说。不过我真的写得好累，就挑几个重点来说吧 *(:з」∠)*

先说看板。

看板能清晰地展现多个页面的进展，对于管理文档（例如选题）非常有帮助。

但我不会陷入用文档当事项，来管理进度，例如在看板里用文档标题管理每天的事务。这很麻烦，因为每次改标题都要点开文档，远不如日历方便。我要用进度来管理文档，这很重要。

不这样，不用文档当事项来管理进度

另外，看板不适合直接点开看板里的某个文档进行创作。因为当我用某个文档时，看板里的其它结构都变成了干扰元素，如果我一周只用这一个文档，那其它内容就要干扰我一周，看板的管理优势就变成了低效的高效。创作时建议换个 Gallery 的视图。（下图）

再说 Gallery。

Gallery 有封面，很适合展示。但我也建议你用它来创作。如果我们这一周只专注 3 个文件，那只要把这三个文件筛选出来放在 Gallery 视图即可。它展示面积足够大，相较于 List 数据库不逼仄。

打自制时间标签，通过标签筛选

筛选结果

再说 Bulleted list。

它能很方便的建立行与行间的逻辑关系，特别适合逻辑构思，所以每行内容不应该太长，不然不利于整体逻辑关系的梳理。另外，用这个做卡片式笔记，简直就是「良缘由夙缔，佳偶自天成」。最后，将行转为 Toggle list，特别适合建立知识树。

再说 Toggle list。

其实说起来，Notion 的侧边栏，也就是这个系统的主干结构，就是 Toggle list。我之前一直强调，结构最多两层，这对于「放在页面里的 Toggle list」也同样适用。我建议可以把两层以下的内容拆开，平铺成一层，清晰大气。看似效率不如都折起来，但是谁用谁知道 ~

不过如果鼠标滚轮滚几次都看不完，那适当地多加一个层级也无妨，有追求，无定法。

再说 Full Width。

观察少数派的文章排布、Safari 的阅读模式，它们都将内容限制在中间一小块。而 Full Width 虽然能让页面呈现更多的内容，却超过了视线的扫描范围，读起来很不舒服。但是分栏后，人们的视线又重新限制到舒适的某一栏。所以如果不分栏，就不用 Full Width。（所以不是效率越高越好，应该先符合人性）

少数派的文章排布

Safari 的阅读模式

分栏，视觉重新变窄，符合人眼阅读习惯

等等。

总之，注意控件展现和排列带来的微妙的差异，用适合的控件做适合的事情，不要在 Excel 画画，不要低效的高效，不要强行 All in one …

4.4 三种基本单元

前面说了，巨大无比的 Apple Park 其实是由一个个基本单元重复连接得到的，下面给出我的 Notion 的基本单元。

第一种：纯内容。

如下，适合展示文档，协助，观看。顶部可以加一个折叠列表，放和主题相关的内容，也可以不要。

第一种：纯内容

第二种：纯结构。

如下，适合组织内容。结构可以是各种数据库。顶部也可以加一个折叠列表，放和主题相关的内容，也可以不要。

第二种：纯结构

第三种：分栏 Full Width。

如下，适合创作。人们在创作时会喜欢找一堆页面来参考，或整理一堆思绪。这些都可以放到左栏折叠，右栏则是全然的创作。这个结构很重要，很好用，可以试试。7

第三种：分栏 Full width

这三种基本单元构成的页面都非常简单，每个页面内都只专注一个主题，都用适合的控件做适合的事情，都尽量少用链接和高级功能，都专注在内容本身。

五：普通人如何建立体系

系统的掌控感来自于结构的简化。

以上，通过对主干的不断雕啄，对页面的合理简化，系统的整体结构变得极其简化，几乎闭上眼睛，就能重绘整个系统框架，甚至记起框架里的大多数内容。这就是我在开篇提到的掌控感。

理查德·爱泼斯坦曾说过，「一个系统的复杂性越大，管理它的规则就越简单」。

现在回看这个系统，简化的系统结构，简化的页面结构，尽量少的连接，整个系统的管理规则变得极其简单。内容和结构交织，又能承载下宏大的内容。没有中心，只有分布式结构，也让系统拥有了可以局部崩溃的弹性。

对于使用者而言，绝大多数常用的页面在二级结构就能触达，让固定路径成为了最短，最优路径，让未来那个烦躁，焦急的自己也能快速找到内容。并且页面简化后，我们再也不要沉浸在整理里披星戴月，终于可以专注最重要的内容：内容本身。

并且，这个体系是简单的，他人即使不知道背后的原理，也能开箱即用、好用，这比「单纯为我自己构建」更让我开心。

折腾是值得的。

最后，让我再次描述一下这些规则，再给出我自己具体的结构，并说说如何「开箱上手」。

5.1 规则

一级结构：「Inbox 规划工作学习生活兴趣」。

其中，工作是放你的专注领域，兴趣是放你关注的其它林林总总。

二级结构：分成一个个块，每个块是一个项目，项目里包括「常用页面」和「Gallery」。

「Gallery」按逻辑放所有文件，其中常用的页面提出来变成「常用页面」。

页面结构：每一个页面，只放一个主题的内容。其中，突出最重要的内容，不重要的折叠起来放在顶部。页面结构采用纯内容、纯结构，或「分栏 Full Width」，就这三种形式。

5.2 我的具体结构

「点击查看」。

5.3 普通人如何建立体系

首先，先从混乱中建立基本秩序。

这里建议直接建立一个「归档」文件夹，把所有乱七八糟的内容全部扔进去，让混乱属于过去。当然里面有一些内容是要用的，我们就把它们拿出来放入建立的新结构体系里。这样混用一个月，「归档」里常用的内容都被移到新体系，「归档」也可以真正归档了。

再者，直接套用前面的结构即可。

华为之前做管理咨询时，会直接套用国外成熟的管理框架，强制用一段时间，慢慢发现和自己需求的不匹配点，再逐渐改善，最后就变得适合自己了。前面的诸多规则一定不适合所有人，但是我们可以先严格遵循，再慢慢改善。从别人的错误里学习经验，一定比自己摸索快得多。

其实我现在也不严格遵循这套规则，也会偶尔「犯规」。因为它已经刻入了我的直觉里，给我带来了一种不循规蹈矩的自由。有时我看似没有遵循规则，其实遵循了规则；有时我真的没有遵循规则，但我知道它也不会乱，乱了我也有能力整理好，那不遵循也没事。这就是心理上的自由，这就是所谓的有招变无招。

值得一提的是，别急着往结构内填充内容，先把精力放在做事上。

我们总有种逃避心理：先整理好，再开始做事吧！就像阅读，总是沉浸在好的思想里，阅读，笔记，但不实践。其实它们成为了我们的借口，安乐窝。但现实情况是，没整理好，或结构内的内容不丰裕，也不妨碍好好做事。所以先先好好工作，用它来带动工作项目这一个分布式架构，慢慢再填充整个数字空间的羽翼。

以上虽然说起来简单，但建立一套流程体系的成本是很高的。但如果你把时间尺度拉到几十年，就会发现前期几个月甚至几年建立的体系，会在未来几十年里不断复利，是非常值得的，所以一定不要怕前期困难。当然系统建立后也不是一锤定音，后续还是要不断进化。

最后，这套理论不仅可以用于 Notion，所有带文件夹体系的应用都可以用。例如备忘录、印象笔记、Finder、日历、flomo、浏览器书签等等。重在思维。

贰：填充数字大厦

前面提到，「一个好的数字空间」应该具备两种能力：「掌控」和「复用」。

「复用」指归入系统的内容应该是能被复利、产生知识，不能积压起来落灰。这听起来不言而喻。但是归入系统的内容五花八门，有收藏的文章、视频，读过的书，记过的笔记等等等等，处理的方式不仅要讲究效率，更要顺应人性的，并不简单。

下面我就来说说「复用」。

一：项目管理（写作系统）

在我看来，Notion 最适合做三件事：项目管理、知识管理、构建生活秩序。所以下面我会结合这三件事情，分别来谈。

我们先说「项目管理」。因为我的工作涉及写写写，所以这里我把「项目管理」简化成少数派常见的「写作系统」。

旧工作旧方法

我的前一份工作是在某数码公司撰稿。当时每周要写 1-2 篇文章。这个工作并不繁忙，所以我有大量的时间思考「如何让每一篇文章产生价值」。当时我写了一篇智能手表的文章，里面涉及到「血氧检测」，后面又恰好写了另一篇，同样涉及「血氧检测」，这就给我带来了一个灵感：如果我把所有文章里涉及「血氧检测」的内容都拆出来，放到一起，甚至整理成模板，那下次再写「血氧检测」时，不就只要参考以前的内容了吗？

不得不说，这的确是一个很好的复利方式。当我把所有关于「血氧检测」的内容拆完，我忽然想，说不定未来会写「睡眠检测」呢，拆！说不定未来会写「运动」呢，拆！拆拆拆！后来越拆越来劲：所有文章的开头也可以拆了、写作方式也可以，行文逻辑也可以 …… 一篇文章可以从无数角度看，我未来或许就能以无数的方式用到，所以也要拆成无数块，这就是复利！

这对我来说是一次顿悟，我把它叫做「写作 API」。

当时的「手表写作 API」页面

但是这带来了巨大的问题。当我在想像一篇文章未来会怎么用时，自然会联想出无数的用途，结果这篇文章要以无数的角度去处理，处理的成本变得极高。一两篇还好，但当有几十篇，篇篇要如此，我很快就坚持不住了，整个系统轰然崩溃。同时，后来证明，绝大多数我以为的「未来被用到」，实际上从来没有被用到。我为这些「想像的需求」付出了巨量的成本，但却只换来了微薄的回报。

现在回想起来，我一直是在满足我自己的贪欲，我希望一次付出可以被无数次复利，撬动指数级杠杆；但我忽视了自己的懒堕。

「懒堕」不是贬义，它是人性的一部分。如果我们正视它，尊重它，它就不会搞破坏；但如果我们越是抗拒它、压抑它、谴责它，它就越会带来难以承受的破坏。

新工作新方法

后来我换了新工作。新工作每周要写 3-4 篇内容，工作的量陡然增加，我再也没有时间去一篇篇拆分整理了，所以新文章只是简单地放在我的数据库里。后来慢慢的，当我写多了文章，我发现某一部分我真的写了很多次，当我再一次写时，我真的懒得写了。所以懒堕趋使着我，不辞辛苦地把以前同样的片段找出来，借鉴之。

我忽然意识到了，当我们写文章时，「懒得写，想抄别人」不仅能让我们甄别什么才是真正的、最实际的需求，它还是一个巨大的动力，让我们完成了我们懒得做的整理。懒堕应该这样用！

所以顺理成章，我想到了一个方式，让前期的整理成本极小，再让懒堕去执行后期的成本：加标签！这个标签不是来自于我想像的无穷无尽的需求，它是来自我后期真实的需求，所以极少、打的成本极小，却极有价值、ROI 极高。

这样，写完文章，我再也不需要一篇篇文章拆解，复制粘帖整理，只要给文章加上筛选标签。后期想要「借鉴」时，先用标签筛走大部分内容，再靠着懒堕的强大动力，让我从剩余的页面里复制粘帖片段即可。（后来利用 Synced block，这个「复制粘帖片段」的行为还可以被复利，成本更小）

如图，左栏是我写文章时找的参考

如图，写完文章只要打 3 个标签即可（「时间」标签自动生成不用打）

很奇妙，懒堕一方面是极大的阻力，另一方面又是极大的动力，这就是人性，横看成峰侧成岭,远近高低各不同。按需求用之，才能效益最高。

总结一下，一方面，当我们写完文章/做完事，其实心理上已是结束，此时还要归纳总结复利并不符合人性，不要勉强。当我们后期需要时，懒堕又会是巨大的动力，趋使我们对前业追溯研究，这时利用之完成复利。另一方面，不要沉浸在想像的需求里，无穷无尽地整理，应该把目光放到实实在在正在做的事情里，从实际需求找需求。

谈「想像的需求」

这个理论很有用，这里值得再展开一下。

前面说了，我喜欢在 Notion 里放天气等控件，这就是想像的需求。我第一次用 Notion 时，会参考别人的 Notion 教程，打造巨复杂的各种系统；自己从来没接触过时间管理，却立刻开始 GTD 了起来。这些都是想像的需求，它们传递着虚假的成功/效率，就像消费主义售卖着虚假的梦想，最后除了在朋友圈里晒一下，马上就崩溃了无，还带走了无数个夜晚花在整理上的无效时间。

真正重要的是什么？是实实在在的内容！把 80% 的时间花在整理内容，甚至学习如何整理内容，真的是南辕北辙。

所以要从实际需求里找需求，没有需求就不要建立需求，这很重要。

再举个例子。我以前在 Notion 里建立书籍档案，不知不觉就建立了无数标签，最后甚至连这本书是哪国写的都要打标签。为了获得掌控感，我甚至还给这些标签建立了思维导图！

现在回想，我要知道这本书是哪国的干什么？只是为了满足「档案化」的贪欲。未来除了每年看看自己读了几个国家书，晒一晒，好像就真的没用了。而晒这些，又有什么意义呢？和我一本一本打标签的成本相比，投入产出亏惨了。

现在我用书库真正的需求是找想看的书，而不是某个类别的书。所以我把所有旧标签都删了，只建立「想读指数」和「为什么想度」两个标签（后者是 Text，记录我收藏时为什么想收藏）。

我的写作系统实操

话说回来，说了这么多理论，我的写作系统实际是什么样的呢？

我的部分工作是给不同产品写不同类型的软文。软文内又可以分为选题、标题、软文植入、开头结尾等写作模板。我又会研究产品、参考别人的内容来精进自己。

一篇文章的结构

所以我目前建立了「软文写作、选题灵感、文案参考、产品研究」四个页面。

「软文写作」页面是我写文的地方。写完的内容我会打上「时间、类型、植入产品、状态」四个标签。

「软文写作」页面

「时间」和「状态」标签是供建立 Gallery list 筛选出本周要写的，保持专注。我不喜欢用 Notion 自带的时间属性，因为一篇复杂的文章可能要写几周，自己打标签才能跨时间筛选。

Gallery list 的筛选：「时间」+「状态」标签

「时间」标签

「状态」标签

「类型」放文章类型。值得一提的是，它不是放一个类型，而是放了「选题类型」、「文体类型」、「文章来源」等多个类型，可以多选。

其实它们可以被拆成多个 Property Type，但是浪费空间、提高操作成本，也不会带来回报提升，所以我就简化了。

「类型」标签

「植入产品」原先也是放入「类型」里，但是后来越来越多，导致「类型」里点开要滚几下才能打完标签，成本提高，所以我就拆了出来。

所以要权衡，灵活。

「植入产品」标签

使用上，不同的选题、文体有不同的写作方式，所以用「选题类型」、「文体类型」筛选；写同一个产品可以用「植入产品」筛选同样写过的文章；参考别人的文章也会放进来，不同的人擅长不同的文章，所以打「文章来源」筛选。

当然，标签是可以混着筛选的，目标结果更精准。

针对常见的产品筛选好视图，把「筛选」放入模板，减少操作成本

「选题灵感」页面。我为了研究选题/标题和阅读量的关系，搜集了公司过去写过的几百个文章标题。按照需求分类。有意思的是，苹果发布会的文章往往阅读量巨高，选题/标题又很雷同，所以我打了「发布会节奏」标签。如果只是想像需求，这个需求一般想不到。

「选题灵感」页面

「文案参考」页面则是放软文植入参考、写作模板、其它厂商内容参考（评测/新闻稿）、优秀文章参考等。在需要时用懒堕的动力，用 Synced block 多次整理复利。

「文案参考」页面

「产品研究」页面则是产品研究内容。

「产品研究」页面

「软文写作」属于「当前项目」，天天用；其它页面属于 Gallery，在定时的整理经验时才会点开。

在「软文写作」数据库，我建立了一个「分栏 Full Width」模板。左边是把其它页面的数据库链接过来，作为参考，右边是写作页面，上面是谏言、写作价值观等等折叠列表。这样我在写作时也不会频繁跳转到其它页面找内容了。

同时，我还在页面里提前写好了折叠列表、标题，能效率化的内容尽量都效率化。

「软文写作」模板

实际使用时。举个例子，假如我要写某产品的某个资讯，我就在「软文写作」里开一个页面，用上模板。

根据左边的选题参考或互联网资讯确定选题后，找大量的相关资讯，用「空格派」清除格式后，放在页面左边，用折叠列表折叠，方便参考。

然后写作。写作开头结尾框架也都有参考。要植入软文时，点开相关链接数据库，数据库内已经根据场景，用标签筛选了常用的视图，找到想要的直接复制 Synced block 到页面下左栏参考即可。

数据库内已经根据场景，用标签筛选了常用的视图

甚至连多次复制的行为也因为 Synced block 而复利简化了

写完在顶部打上标签即算完成。（因为时间是数据库自动生成，所以每篇只要打三个标签，成本很低）

这样写稿，是真正复利以前的经验，效率会极高。这样我就可以把控自己的工作节奏，忙时快速出稿，闲时悉心打磨。「把控节奏」真的很重要，它会带来自由感。不过缺点也很明显：文章没有灵魂，自己没有成长。所以我有自己的追求，会对自己每周的创作提出要求，放在顶部的价值观里警醒自己。

其实想想，这或许也是一种粗略的卡片式笔记用法。

二：知识管理

终于来到本文的重头戏：知识管理了。

知识管理真的是一个很庞杂的内容，涉及到「读什么内容、如何读；记录什么知识、如何记录；知识如何吸收，如何使用」等等等等。其中最大的难点又在于我们不知道怎么用，怎么吸收。没有目地，自然也难以管理。

我之前会用各种软件，对上述的每一个步骤都深究，最后整个体系极其复杂，迅速崩溃。后来，我在 SOP 的启发下，明确了知识管理的目地是复用。以这个为指导，使用上弱化工具，专注最核心的内容，流程上顺应人性，对旁枝别系不断简化，简化，终于完成了一种自洽。

下面就让我谈谈吧。

2.1 阅读信息（这节老生常谈，可不看）

阅读的质量决定了知识体系的质量。

首先，要有目地的阅读信息。前面界定了个人领域，所以我阅读的大部分内容都和领域相关，这是复用的基础。做好以上，可以大大缩小我们阅读的范围，做好聚焦和简化。

再者，要读好内容。人是由阅读的信息所构成的，清晰并警惕地掌握摄取的信息，才能塑造一个更优质的思想。所以我会将绝大多数精力集中在最有价值的信息上，如高分书籍、得奖美剧等等。对于碎片化信息，适量可以轻松愉悦，但过度会灌入空虚等负面情绪。所以我会留有警惕，刻意控制。做好以上，可以大大提高领域搭建效率，增强领域知识的结构性和深度。

最后，要保持专注。保持专注才能深度阅读，所以我在下班等整块时间一般不会看碎片化内容，打碎时间，而是看书、记录片、电影剧集等长度内容。做好以上，也可以大大提高领域搭建效率。

以上这些观点互联网俯仰皆是，所以不做深入。

不过这里我想特别强调，这些做法只是一种选择，做不做都无所谓对错，更不必有优越感。如果不爱读书那就不读，没必要每天下班都深度阅读，累死了。顺应人性才能长久。

增刊：在信息爆炸的时代，碎片化信息真的是一头凶猛的拦路虎，让我们做什么都不容易。所以这里我提供 3 个自己常用的小技巧，对抗之。

首先，用约束场景对抗碎片化内容。

碎片化内容混杂在各个角落，稍不留神就会被裹携。所以我把它约束在一个场景：iPad。这样，把 iPad 定位成内容消费工具，把手机定位成基本沟通工具，把电脑定位成内容创作工具。场景和设备做绑定，简化使用场景，减少混杂，就不会陷入无意识的时间黑洞。

iPad 也很简单首页只有「微信读书」

里面的应用都是和「内容消费」有关（游戏除外，我真的很爱在 iPad 上打植物大战僵尸，哈哈哈哈）

再者，用 RSS 对抗碎片化信息。

我把微信公众号等信息全部订阅在 RSS 上，集中观看。这样就避免碎片信息打碎时间，观看时迅速扫视，效率也高。有趣的是，订阅微博热搜后，排行榜排名、「热」「爆」标签等成瘾性内容都被大大消解，我终于戒掉了微博。

真的推荐用 RSS 看微博热搜，超戒瘾

另外，我取关了所有博主，转而把它们记在我的 Notion 里。这样要用电脑打开，提高了观看成本，观看时一个个点开，爽感也会大大下降。终于微博/B站不再变成了我无聊的默认消遣工具，我只是偶然想起来这些博主才会点开 Notion，去看一看。

记在 Notion 里

微博不关注，打开微博没的看，就没瘾了

最后，不要有「信息错过症」。

以前总是定时刷热搜、群聊，总怕自己错过什么信息。但其实绝大多数都是鸡毛蒜皮的小事，过几天就会被忘记，看了反而打碎/浪费时间，无法专注。

现在不看热搜，发现真正重要的大信息（例如王力宏、薇娅逃税 …）总会通过其它渠道被发现，并没有错过什么。

所以不要有「信息错过症」，那些错过的，都是不重要的。

总之，保持专注，将绝大多数时间花在自己关注的领域，花在最有价值的信息。这是信息摄取的一种简化。

2.2 收集信息

互联网那么发达，百度/谷歌一下就能得到信息，为什么还要收集信息呢？

因为一方面，搜索引擎只能搜到平均分的内容，无法私人订制，做到出彩；另一方面，我们对自己收藏的内容会更有信任感，就像我们很信任朋友/关注的博主推荐的内容。

先说我不收集的信息

我不收集大量客观信息。（Spark 除外）以写论文为例，目地明确，几周就能收集平时一年才能收集到的领域客观知识。而平时收集这些快速能查阅的客观知识，并没有一个集中化的目地，其实效率不高。而且和打标签一样，我们有时会为了满足一种虚假的体系感/需求，不断收藏各种角度的客观信息，造成巨大负担，应该避免之，把非需求的收藏降到最小，极大简化无用行为。

再说我收集的信息。

我主要会收集两类信息：有目地的信息、Spark。

第一类：有目地的信息。很多信息，当我看到时，就会联想到怎么用。这是我最常收集的信息。收集时，我一定会及时写清楚为什么想收藏。因为一旦脱离了当时营造的语境，该信息就失去了价值；

第二类：Spark。Spark 指看到虽不知道怎么用，但让人怦然心动，爱不释手。它会给大脑留下了深刻印象，未来很大概率会想起，想用。这时若没收藏可就抓耳挠腮了。（同理，浏览器标签也不要删除。另外，我还喜欢收藏经验和渠道，不过很少，就不展开了。)

这两类信息顺应了我们大脑工作的一种方式，收藏是顺应人性的。所以我无论和自己领域有无关系都会收藏。不过区别是，领域有关的我会归入各自领域页面，但是无关的会全部放到一个页面，不分类，这样把整理成本降到最小，让未来的懒堕驱动我找寻。

非领域的全部堆在一起，结构会慢慢随着内容出现，偶尔整一整，也不乱

那应该如何收集信息呢？

平时我看到想收集的，会直接记录到备忘录、flomo、微信收藏等各种渠道，并简单注明收藏原因，然后就置之不理了。等到周六再拿出来简单分类即可。我自己测试了一下，每天虽然看很多信息，其实一周也就会收集 30 条左右，很快就分类完了。

如果你是混用系统，flomo 简直就是完美的速记工具；如果你是苹果系统，备忘录也超级无敌爆炸棒！| 图片来自 flomo 官网

值得一提的是。我看网上很多人会做自己的知识系统，用思维导图展示数十个待处理的 Inbox 渠道（或阅读源），看起来非常复杂。其实这样会给大脑带来负担：我周六还要处理这么多渠道（或我平时要看这么多渠道的东西）。我建议列个把各渠道全放到待办清单里，只要记得周六处理待办清单即可。这样把各个渠道从大脑里清空，大脑的负担大大变小，但处理的内容却不变。微妙的区别，却能从多变一，真是学问无穷~

总结。通过以上，把收集的信息降到最少，把收集信息的成本降到最小。这是信息收集的一种简化。

2.3 处理信息

虽然前面把要收集的信息降到最简，但人性就是贪婪的，就是想要囤积一切，掌控一切的。这不是松鼠病，这是人性。如何设计一个流程，既能顺应人性的贪婪，海纳百川，又能顺应人性的懒堕，把处理的成本降到最低呢？

首先，如何海纳百川。其实多不可怕，可怕的是交织混乱。所以如上所说，只要把「领域有关的归入各自领域页面，无关的全部放到一个页面，不分类」，即可。

再者，如何把处理的成本降到最小。其实方法前面也已经谈过了：把整理留给未来。人性懒堕，每天写日记整理收纳根本不现实。留给未来，当需要「借鉴」/学习时，动力是非常大的。而且面向未来的绝大多数信息，我们可能永远不会用，不会整理。所以这种方式也避免了前期的无用功。（PS：但还是应该周六定期预处理一下，不然堆积东西太多，未来也不好整理）

不过对于笔记系统来说，要相信这种留给未来的懒堕不会干扰系统的运行，我们才能心安理得地懒堕。在我看来，这种信任基于两点：第一：我未来是有能力整理好混乱的；第二：这些内容在未来需要时是能被复用的。前者，「结构」章节已经详述了「如何从混乱中建立秩序」；后者，下一节说。

最重要的是，把整理留给未来，是让我们清空大脑，专注于当下。

最后说一下我具体是怎样做的。

每天，我有各种奇思妙想 / 群里有各种学习资源，只要和当下无关，全部都记到各处 Inbox，然后置之不理，清空大脑。这样，我不必在记录时思考如何处理，减少记录成本，不再害怕记录，又能把注意力专注在当下要做的事情。

周六，我会集中处理。首先，内容也就 30 条左右，而且绝大多数都可以直接被放入领域页/非领域页，不需要做任何处理；再者，极少数要学习反思的就反思一下，再转化为做法。（下一节说）

未来有一天，假如我要研究小红书投放，我打开该页面已经有四五条未处理的学习资源，学习即可。

如此，我一周处理信息的成本极低，但又没有错过每一次用到的可能性。

例如这些动效教程，我看到从不点开，直接整理放入 Notion，未来有需求再看（注意：别人推荐的理由一定要放，它能帮我们快速鉴别其价值）

再说个有趣的。我自己有建立价值观页面，迭代了好几版，平时会注意遵循。后来看产品沉思录等信息密度大的内容，又习得了大量价值观内容。我也把它们全部堆砌在价值观页面的底部，并没有立即学习执行。因为我知道，这些东西可以以年为尺度执行，每个月/季度再反思一次也丝毫不迟，何必急于一时，每天思考过度呢？格局打开！

职场价值观页面，堆了很多内容也不急着整理，因为价值观一两个月不变也没事，不急整理

总结。通过我的具体做法，你应该也能感受到这个信息处理的成本多小，实用性又还不错了吧 ~ 这是信息处理的一种简化。

2.4 吸收信息（重点）

前面说过，人性是贪婪的。但贪婪的本质是无知。如果我们能很好的吸收信息，那下次就不用再收集这个信息。如此以往，收集的信息也会越来越少。

我的「吸收信息」分为 4 个层次，依次递增。

第一个层次：不需要处理的信息。

例如 Spark（如网友一句好笑的话、苹果一段鲜为人知的历史等）、资源（如旅行指南，学习教程等）、渠道（如旅行网站、资源网站等）等等。这类信息只需要分类，不需要处理。直接分类到归属的页面即可。

如上所说，非领域的全部堆在一起，结构会慢慢随着内容出现，偶尔整一整，也不乱

第二个层次：不需要处理的知识信息。

我订阅了产品沉思录的会员通讯、还有一大堆 Newsleeter，里面有大量知识的浓缩。以前我会一个个细致地做笔记，结果花费了大量时间，但实际收获甚微。究其原因，我是为了学习而学习，效率很低。而且做笔记真的很累，每周看着 RSS 里那么多内容就烦，期待获得新知，又惧怕做笔记，累死了。索性就一直堆积着，不点开。

把做当成学习的目地

后来我受 SOP 的启发，把「做」当成学习的目地。

每个领域，我都会建立「分栏 Full Width」，左栏参考，右栏实践。有新的网页或 Spark 信息要加入时，我会先拆出相关重要片段，并简单归整，去除上下文（极少数难理解或太啰嗦，我会记录卡片式笔记（后面说）。这些会放入左栏供参考。

如图，左边只是参考，只是简单堆砌，并没有怎么整理

但这里，我不再把它们当成要组织的信息/知识，不再费力去组织它们。我把「做」当成学习的目地，我去思考我应该怎样去做，通过实践建立对系统的信任。这才是对我来说真正实用，真正重要的东西，这才是真正需要精心整理的东西。

如图，右边我的做法，细致的整理和描述

所以信息只是我研究的参考、背景知识的补充，我只是以这些内容为参考去解决我要研究的问题，去指导我「做事」。

这个非常重要，它让我立竿见影地成长，也让信息立竿见影地被使用。

假装自己是个分割线 …………………………………………

举个例子。关于「时间管理」。

我学习了很多信息，但我都放在了左栏，并没有去整理它们，没有去按主题拆解分类，也没有个个花时间记录卡片式笔记。因为它们只是参考，不必要投入太多精力。

如图，左边只是简单的放个文章链接，同步卡片式笔记，没怎么整理

但我用这些信息学习到如何去时间管理（做），构建自己的时间管理体系。这个体系里包括我怎么管理自己的时间、用什么工具、为什么这样用等等，而只整理做法，整理成本也大大降低了。

如图，右边很细致地写了要怎么做。额等等，这个页面好久没维护了，整理的不好；而且做法都变了，以这个为例好像不太好，要不我换一个吧。额，太累了，算了，就这样吧 ……

这样，随着我越来越坚定，做法也越来越不会变化。再看到新的参考内容，只要不改变应用本身，例如只是帮助我们更好的理解为什么要这样做，我都直接放到左栏，无需排版。如果参考内容改变做法，则在右栏内改变做法，并诠释原因。其实我们的行为大概率是不会改变的，所以整理的成本又会大大降低。

我之前看过少数派花生酱先生的一个说法：一件事情单次成功率是 1%，做 299 次是 95%；若单次提升至 20%，则重复 14 次即亦可至 95%。所以「精力应该投入在自己擅长的事情上，并且持续不断地坚持」。

做法不变，那再放入新的参考内容的意义是什么呢？很多时候，有人价值投资，有人频繁操作，都能致富，截然相反的方法论都能获得成功。我们会选择其中一种坚定前行。这时，再放入新的参考内容，会让我们从各种角度坚定自己的价值观，不会轻易被改变。一如前面所说坚定的简单。

这样，信息算是真正被用起来了，真正发挥价值了。但管理信息的成本又非常低。我没有必要整理、完全弄懂它们，成为一个理论大师，输出一堆知识。我只要让它们为我所用，我只要满足这个小小的世界，就够了。

我有点啰嗦和激动，但这真的很重要，很好用。

这里还有两个小问题。

第一：左栏真的什么都不需要整理吗？也不是。随着右栏做法越来越完善，它会自成一套结构，左栏只要按这个结构整理即可。我有新参考内容一般就直接往下堆，一两个月再整理一次。因为我心理上知道它不重要，暂时不整理也没什么大不了。这是一种自由。

如图，左边和右边结构相同

第二：有很多信息无法转化为做法。一方面，可能是没找到好的角度。例如好的文字，它是客观的，但我们把它当作写作的参考，它就被转化为了做法；另一方面，若是真的转化不了，那就不转化了呗。这种信息也不多，没必要什么都有用，放过自己！

好啦，以上，信息真正被复用了，整理知识体系的成本还很低，真的推荐！

第三个层次：需要处理的知识信息。

我刚刚提过，极少数难理解或太啰嗦的内容，我会记录卡片式笔记。这个对这节很重要，所以开始讲之前，我们先说说卡片式笔记。

浅谈卡片式笔记

先谈谈它对我帮助最大的地方。

我是一个喜欢看书的人，但在过去四五年，有一个问题一直横在我的看书道路上，让我一度痛苦到放弃看书，它就是：「如何才算真正读完一本书」

以前看书时，如果书里有一个观点对我很有帮助，我会把它们整段划下来。但文章是骨肉相连的集合体，划了一段，难免会划进和上下段连接的部分。导致我即使把笔记导出到别的软件，回顾笔记时，却还是要回到那本书，去找划线段背后的完整情境。对我来说，这本书好像永远都看不完。多看一本，就多一个负担，压得我喘不过气来。

而有了「卡片式笔记」，我可以用自己的话总结有用的观点，剔除上下文的连接。这样书里的精华就变成了一张张卡片，以后我只用看卡片，再也不需要重读这本书了。也就是说，我终于可以真正无负担的说：这本书我读完了。

这真的是一种巨大的解脱！

卡片式笔记的美妙还不只于此。未来的自己是着急的，是不耐烦的，卡片式笔记能让啰嗦的原文大大精简，能极大提升搜寻效率；卡片本身独立，可以通过排列组合快速写成文章；有些文章逻辑很混乱，用卡片式笔记也能剥茧抽丝，找出核心逻辑；写卡片式笔记本身就是一个更深度的学习过程，等等等等。

所以在上述各种场景，我还会用卡片式笔记把知识深度处理。但这只是第三层的基石。

分享一个小故事。以前我做产品经理实习时。产品老大说要这样改，给出一套理论，我觉得合理，改之；到交互又说那样改，给出一套理论，我觉得合理，改之；到设计又改，开发又改，当时我就觉得自己好废物。现在想想，自己如果对这件事了解的足够深，能想到各方面的可能性，怎么还会摇摆不定呢？

所以对于我最核心的一到两个领域，我还会建立知识树。

知识树能以一种教科书的形式搞清楚一个规则背后的来龙去脉，让我更深层次地了解这件事，正所谓第一性原理。既能帮助我去教学，也能帮助我在不同的情景合理变通，做不同的事，但做的事情依然坚定。

前面提到的 SOP 就是一类知识树。本图的树太大了，我把它拆了

这和第二个层次有什么不同呢？第一，第三个层次更适合我们的工作领域，因为我们会面临不同的情况，更深厚的背景知识可以让我们更好的变通；第二，第三个层次更适合我们想要研究的领域。例如我现在在研究整理，所以即使我知道怎么做了，我也想研究深刻背后的原理，满足自己的好奇心。相较而言，其它人生的绝大多数做法，用粗线条的第二层次指导即可。

所以从这个角度来说，对自己的核心领域，「吸收信息」又是不简单的，不可以偷懒。

第四个层次：回顾。

回顾是很有必要的。我们在公司为什么要写周报月报；项目运行为什么要 PDCA（计划（plan）、执行（do）、检查（check）、调整（action）） … 因为我们知道这是好的，这是对的。我们要从错误中学习经验，我们要从反省中收获成长。

但这些是耗费精力，困难的事情，我们感性上不喜欢。最近我看到一个很有意思的小故事。flomo 下线了「随机漫步」，因为使用率极低。其实这不难理解：人们是不会主动去看他的笔记，除非它有用。喜新厌旧和懒堕就是人性的一部分。

所以要有一套机制来约束，促使我们做。

前面说到建立一些小清单（如每周六清空 Inbox 清单），又或是建立一些规则（如公司规定写周报）。这些都是很聪明的，它把感性上「难以衡量的不愿意」变成理性上「清晰的要做的一件事情」。切换了思维方式。

但这件事要有个度，不然容易崩。

之前看 fonter 的文章，提到从富兰克林到 Ali Yahya，再到 Henrik Werdelin，他们都在工程化自己的习惯。我尝试了，但感觉特别累，又繁琐，不太适合我。

我以一个很妙的方式提醒自己：Anki 卡片。不过不是用它来记忆，而是提醒。前面的做法都是以卡片式笔记写就的，天生就适合以 Anki 卡片的形式呈现。这样我每天只要看这些卡片，目地不是记住它们，而是轻轻反思一下我有没有做到。

建了一个 Anki 页面，同步修改 …

当然，没有做到也没有关系，我不想太自责。我一直在找一个度，能适当的警醒自己，又不会因为太自责而反感去看，最后索性一张也不看。现在的度是每天看 5 张，刚刚好，有时甚至还很期待看这个卡片。

回到 flomo，「随机漫步」就是 Anki 卡片，所以我始终认为它是很好的功能，只是我们要给看它赋予一个足够有信服力的理由。

最后看来，绝大多数暂时无用的信息，都可以以最小成本处理。在整理上的绝大多数时间，都花在了可以沉淀的内容。这是「吸收信息」的简化。

延展四点（可略过不看）

关于「吸收信息」，其实还可以延伸拓展很多内容。这里我再说四点。

第一点：我具体是怎样做的呢？

首先，我有几个数据库，分别保存剪藏的文章页面、书籍等。我会在这些页面里直接拆内容或做卡片式笔记。微信读书的划线/笔记也放这里。这样让我保留原文的完整性，方便未来想要查看上下文。这些数据库只是存放内容，只有「处理状态」一个标签，不会做分类。

直接在文章剪藏页做笔记，一个内容以不同纬度放入不同领域，实现超文本链接（下面讲）

接着，我会用 Synced block 把页面里的内容直接同步到各领域页面。一个内容根据不同角度，可以同步到不同页面。

最后，按上述的方式依层次整理即可。

第二点：知识树的 Synced block。

在「失控」23.4 中，kk 提到了超文本。

超文本是一种大型分布式文档，是在文字、思想和资料来源之间实况链接的模糊网络。你可以翻过正文去看脚注，看脚注的脚注，可以细读和「主要」正文一样长，一样复杂的附加说明的思想。可以在正文中包含各种旁批和注释，这些注释来自其他作者的补充、更新资料、修订、提炼、摘要，曲解 …（内容略调整）

其实现在看上述的体系。知识树就是一个超文本啊！

树本身的枝叶就来自其它页面，又可以通过枝叶的同步链接回到原文。让思想汇聚，让系统伸展，「简短的、组合式的、非线性的、可延展的」。

与此同时，它又几乎克服了超文本的所有缺点：其它页面的内容直接以文本的形式展现在树里，因为树的结构而具有了逻辑性，不会像脚注一样让人迷路。

并且枝叶与枝叶之间又以「卡片式笔记」的方式相互独立，把线形结构转化为了分布式系统，各自成长，具有「片面崩溃」的弹性。多么妙啊！

再者，一个文本可以通过同步块放入不同的页面。相当于我们可以用不同的角度去看，去使用同一内容。这很重要。我们再也不需要打标签，不需要维护两个系统；不需要复制粘帖，不需要维持异地信息同步。再也不会为「这个信息可以放在这里，也可以放在那里」而烦恼了！

我要赞美 Notion 的 Synced block，千言万语。

知识树 - 超文本

第三：我对双向链接的看法。

「双向链接」这个词是如此流行，如此有魔力，似乎没有提到就代表着这个人根本没懂卡片式笔记里的精髓！别激动。先容我说一说。

我理解大众常说的双向链接有 2 个使用场景：

一是同步信息。类似于 Notion 的 Synced block。但它其实只是 Notion、Roam 的软件功能，和双向链接联系性没那么强。就像双向链接也能建立思想分枝、回溯信息来源一样，有关联，但不能代表双向链接。

二是建立网状知识体系。例如由 A 想到 B 并记录之，A、B 间就通过双向链接建立了联系。由此发展，联系越来越多，就形成了大脑一般的网状知识体系。将来通过一个节点可以连接无数节点，发散思维。这似乎才是让双向链接变得有魅力的核心。的确很好。

但是万物都有失有得，前面是得，卡片式笔记也有失。

首先。我们大脑其实更喜欢文件夹体系，因为它让我们有掌控感，所以我们绝大多数个人信息还是树状结构。双向链接构建出的「网状知识体系」看似链接了所有笔记，但这个网就像黑洞一样，把所有的信息变为平面，扩大到让我对整个知识体系失去掌控感。也许我能通过其中一个节点连接起其它，但我如此沉迷于整理掌控信息，怎么能轻易容忍这样一个漫无边际、肆意链接的网打破我对知识体系的掌控感呢？

再者。双向链接的应用都很复杂，很不好用，没有 Notion 的美，这个很重要。Notion 之好用，不仅在于块结构，数据库等创新，也在于应用的美、巧思。强烈建议看看 Synced block 的历史版本，感受之。我们应该给美一个更高的位置，而不只是「其它优点」。

Notion Synced block 的最初设计

Notion Synced block 的最终设计

所以我给自己权衡了得失。双向链接是锦上添花，但我不是知识工作者，我有自己的营销工作，我未来也不会以写作为生。而知识树的知识管理方式对我来说简单又好用，还有规整性。相较而言，我选择了知识树。

但也许是我的理解不对，未来我会持续关注，尝试双向链接软件的。

三：生活秩序（网址导航）

前面说了，在我看来 Notion 适合做 3 件事情：「项目管理、知识管理、构建生活秩序」。

「构建生活秩序」简单来说就是记录生活，更了解自己。例如记录食谱、自己什么时候会不开心、身份证等等等等。这里主要是整理，并不难，我也就不缀述了。

分门别类放好即可，并不难整理

不过借此机会，我想提供 Notion 一个有趣的用法：建网址导航。

参考项目管理，我把常用的网页用 Safari 收藏，相当于在一级结构，最快触达。把不常用的网页用 Notion 收藏，类似 Wiki，利用其「结构与内容混杂」带来的包容万物，整理之。虽然 Notion 打开很慢，但都是不常用的，也不恼人。

最常用的最快打开

不常用的用 Notion 管理，速度慢也不恼人

有趣的是，最近少数派也有相关教程，我在其分享也遇到了同样用 Notion 整理网址的朋友，他反而觉得不好用。下面是他的使用方式。大家可以用前面结构讲到的内容，分析分享两者有什么差异 ~

网友的 Notion 网页导航

叁：Almost all in one

虽然 Notion 提倡 All in one，我大部分的数字生活也建立在其上，但我绝不认同 All in one。All in one 的确有好处，它几乎没有切换成本，交易成本。在学生时代，我们的确可以在 Notion 里折腾，时间管理，甚至文件管理；但是工作后，「控制必须让位于速度和灵活性」，让专业的软件做专业的事情，收益成本会远大于协调成本。

所以在我看来，有确定的需求，用合适的软件，最小成本地完成需求，才是重点。软件本身根本不是重点，更不必因为喜欢该软件，为了贴合软件的理念，强行 Almost all in one。

这里我就举「时间管理」为例，说说它为什么不适合 All in Notion，以及用其它软件管理会方便多少。

一：时间管理

我们先来试试用 Notion 做时间管理。

（这里我指细颗粒度的时间管理，例如去拿快递、医院挂号等等。）

首先，分栏，记录 7 天。这可以管控 7 天。但无法纵览大局，进行系统性的规划。灵活性也不够，例如某件事持续几天，还要复制几次，远不如专业待办事项方便。所以它只能是一个事项工作台，背后还要一个体系支持。

分栏做时间管理

再者，用看板做时间管理。这真的太奇怪了。不仅囊括了上面的缺点，而且点击看板里的页面，是打开该页面，而不是更改名称。这个设计本身就代表了 Notion 是重文档的。同样，日历、Timeline 也是如此不好用。

看板做时间管理例1

看板做时间管理例2 | 图自 Notion

点击是打开网页

但我们如果用看板管理粗颗粒度的文档/事项，它就会变得非常好用。例如在里面管理选题、文章等等。这时看板本身只是一个容器，看板里的页面才是重点，我们在里面花时间创作。这才符合「Notion 点看板里页面，不是改名，是打开文档」的设计初衷。

不过要注意，如果是很频繁的创作，也不适合看板，之前提过。

合理的例 1 （以 Week 为尺度）| 图自 Notion

合理的例 2 产品路线图（类似管理选题） | 图自 Eagle

总结一下，Notion 本身就是一个内容创作和信息组织工具，其内的看板、日历等等，从设计上就不是让我们做细颗粒度的时间/项目管理，而是以时间的属性去管理文档、事项。这非常重要。不要拿屠龙刀去挖矿。各种专业待办事项应用轻易能做到的事情，何必折腾自己。

我之前想，用 Notion 管理时间时可以链接文档，降低交易成本，实现全链条通路。没错，这的确很方便，但关键的是，绝大多数待办都不会链接文档，少数写在专业待办事项应用里，备注一下是 Notion 哪个页面，也很方便啊。不加也没什么，加了，损失超多东西。这就是低效的高效啊！

我是怎样做时间管理的

既然都说到这里了，我就分享一下我是怎样做时间管理的吧。

我对「时间管理」有四点要求：

系统性：能纵览大局，让自己从宏观视角思考问题。

优先级：能设立优先级，让重要的要从杂事中脱颖而出。

随机性：能记录随想、琐事，挂起，专注在真正重要的事情上。

易用性：整个体系要非常简单，不要搞一堆规则，难以坚持。

以上四点，其实需要甘特图、日历，和「待办事项」一起配合才能完成。不过我以一种低成本的方式，在苹果自带的日历里实现了。下面我就直接给出我的做法吧。

日历 - 有时间属性的待办事项

首先，我平时主要以「日」视图来看日历。我会把日历的全天列表框拉大，当成了一个待办清单。平时有什么琐事，直接在上面记录，非常方便。如果该琐事是未来要做的，我直接拖到左下角未来的日期移动之。这样可以迅速记录属于未来的事务并移到未来，不被未来事务焦虑，也不会忘记做；又能清空大脑，专注当下的任务。

「日」视图看日历，以全天列表作为待办

未来的事务拖拽到未来，清空大脑，专注当下

而且这样待办就加上了时间属性。我习惯每周一规划所有事项。而我们的时间概念就是工作五天，休息 2 天，改成「周」视图后，待办就和我们的时间概念相契合了，不仅可以一览周事务，还可以很方便的拖拽更改日期，非常利于管理。

周视图，宏观视角，规划

我每天的工作也不一样，如果一天有大把时间保持专注，我就把全天日历拖拽到下面的时间日历，规划每个时间段做什么，如果没有专注时间，我就直接看全天日历，做琐碎的事情。

这样日历就变成了有时间属性的待办事项。

根据每天工作，动态选择是用「全天日历」还是「时间日历」

日历 - 事件管理工具

既然把全天日历当成了待办，那自然要有完成的概念。我建立了一个「已完成」日历。事项完成后就拖到这里隐藏。这样完成的事项不会在日历里干扰，让我们保持专注在未完成的事务；又可以记下我们每天做了什么，方便回溯，写周报月报，反思等。

完成的隐藏，不干扰当下，未来又好复盘

再者，对于工作事务，我建立了「工作 TOP」和「工作琐事」两个日历。每天工作的第一件事，就是在「工作 TOP」里写下我今天要做的最重要的三件事，有大局观，一天都专注在上面。要是有什么琐事就记录在「工作琐事」日历，稍候一起处理。这样优先级就出来了。

一天专注在最重要的三件事

除此之外，我还建立了一个「策略思考」日历，写上某段时间应该关注什么。它往往是横跨好几天的。我习惯每个月初，就只打开这一个日历，再打开月视图，想想自己正在做什么，再以一个宏观角度去思考宏观规划。

宏观思考

其实看过「高效能人生的七个习惯」就知道。以上这样，我们既遵循了「要事第一」原则，又不会陷入琐事，能跳出来关注最重要的「重要-不紧急」事务。

图自「高效能人士的七个习惯」2.5，第二象限是最重要的 | 这本书微信读书免费，推荐看看本节

这样日历就变成了科学的事件管理工具，真的很妙。

日历 - 甘特图

再者，对于工作中的项目。我根据项目里的每个事项建立日历，根据其项目规划、进展添加横跨几天的全天日程。这样日历不仅显示要做什么，也在告之正在发生什么；平时想要系统思考、关注项目的整体进展、整体规划，就在周/月视图中，仅显示这些日历。

这样日历就变成了一个简易的甘特图，妙啊！

以「少数派征文」为例子 | 最适合放工作项目，要细分就多建几个日历

甘特图真的很重要，它给我们带来了一种宏观视角。（类似之前所说 iPad Pro 之于 Kindle）但由于和本文关系不大，这里就不展开了。推荐大家上网搜一搜。

日历 - 日历

最后，我还会建立一个「日程」日历。里面放真正的日程，例如几点到几点开会、出去玩等等。只有这个日历有通知。

最后，日历变成了日历本身。

只有日程有通知，手机（生活工具）接收，其它只在电脑（创作工具）看，不要日历

相关的 5 个问题

1. 这么多日历，应该很混乱吧？

不，我按照上节「结构」内容的方式，给日历分为 5 块，分别是日程、宏观思考、工作、生活、归档。它们是分布式日历群，用线隔开。一点也不混乱。

所以我之前说，即使你不用 Notion，也可以参考本文的内容，这些思想是可以被泛用的。只要我们掌握了一些基本规则，我们就可以构建一个运行成本最小化，做事最大化的系统。毕竟，自己做的系统最适合自己。（为什么不开发一个，因为我不会！）

利用 Notion 结构的思考（分布式结构）泛用到其它软件

2. 这么多流程，应该很繁琐吧？

不，这个系统的奇妙之处在于模块化。我需要每天关注，每周一规划、周六回顾、月初反思，这是我的习惯，以上每个流程都对应我一个需求，没有冗余，也没有不够，刚刚好。未来要增减需求只需要增减日历，也很方便。另外，其实我每天只需要用「日视图」关注今天要做的事情，很简单专注。

3. 为什么不用 OmniFocus 等专业软件管理待办？

我做过，还分类了时间长度、精力水平、个人情绪，筛选不同的场景做不同的事情。但是这个系统真的是有毒：

第一，时间精力都浪费在维系系统上了，事情还是拖拖拉拉，真的是南辕北辙。

第二，这个系统太有压迫感了，单是想着每天还有好多事要完成，就莫名讨厌做事，讨厌软件，自己的情绪被系统控制，扭曲了，系统马上就崩溃了。

第三：我为什么要每分每妙都被有价值的利用，这样活着太累了，浪费时间就浪费吧。

第四：我发现每天只要规划 1-3 件最重要的事去做，让时间具有弹性，反而做事更高效。短期看似不是最优解，长期却是。

总之，不要用复杂的系统去管理简单的事情，不要把精力花在管理做事本身，把管理成本降到最低，专注在做事上，专注在做事上，这最重要！

同样，我的年计划也不会细分到每周做什么，因为太有压迫感了；也不会一开始就细分，然后在各种软件筛选规划，因为管理成本太高了，容错成本太低了，计划更改后改起来超级麻烦。我只用了一个简单表格，需要宏观规划时看一看，很实用。

简简单单，平平淡淡

4. 为什么不用 Busycal 这种可以日历成组的软件？一键开一堆，不是更方便吗？

没错是方便，但是苹果日历好看好用，牺牲这点效率也没什么，不要低效的高效。这个世界就是 60 分的，没有 100% 完美的软件，在心理上放过自己吧！

5. 所有待办都放在日历里吗？

不是。前面说了，我把电脑定义为创作工具，手机定义为生活工具。所以我只在用电脑时看这些日历待办，手机上只看日程等。所以我只把工作待办放入。（这里工作指上班和下班后的创作产出学习等。）至于「记得拿快递，买 AG」等等小事，我都放到「待办事项」应用里堆起来了。毕竟这些也不重要。

最后，我一直在强调，做才是最重要的，工具不重要。只要我们掌握了一些基本规则，我们就可以构建一个运行成本最小化，做事最大化的系统，把最大的时间和精力留给做事本身！

肆：结尾

关于工具

我真的很喜欢 Notion，它是简洁的，是优雅的，是克制的，是美的。审美是一种很高的门槛。虽然有很多致敬它的软件，但这种审美是很难被借鉴的。

更重要的是，Notion 是自由的，它能让我以自己的理念去构建适合自己、让自己信任的系统；这样，软件就变成了一个媒介，一种载体，我不再需要遵循软件的理念，不再需要它来决定我如何工作。我以自己的方式去工作。这让我自由。

当然，自由也会导致混乱。所以需要一些结构/理念去约束它。我有意写下探索的过程，因为我知道，中间的折腾、弯路和思考，是有价值的，它们让我更坚定现在的选择，它们也能带给大家一点结构/理念上的启发，不管同意与否，多一个视角就多一种可能。

也正因为此，本文冗长无比，我刚刚看了一下少数派页面字数统计，35429 字，数了数，131 张图片 … 非常抱歉，未来我会写一篇精减概括。

不过，我希望大家不要看到文章长，就判定我花了太多时间磨刀而不砍柴。不，我想传递的核心思想正好相反：不要花费太多时间在工具上，「做」最重要。

曾经，我沉迷在 OmniFocus、OmniPlan 等高级软件里，学习各种时间/知识管理体系，构建了一套复杂的信息处理流程，醉梦在「效率」的想像里而忘却做事。如今，我往回望，我的生活依然是一团混乱，我也没有做出什么值得骄傲的成就。兜兜转转，我一直在原地。

也正因为此，我用了大量的精力，思考如何让整个体系科学地简化，让我以最小的成本去运转工具，把最多的时间和精力花费在实践上。

我相信，这是对的事情。

关于整理

对我而言，研究整理的目地不是为了提高效率，不是为了获得进步，不是！那些只是过程，真正的目地是为了获得一种自由，不被收藏束缚，为了更了解自己，为了把更多时间留给重要的事情。

整个整理过程中我最开心的时刻，就是用 flomo 把「经验们」移走。这样，我终于可以把剩下的整理好了，我的生活终于建立起秩序了。我记下的每一点「我喜欢什么，讨厌什么，为什么哭泣」终于不再迷失在混乱中了，我越来越了解自己，越来越爱自己了！

所以，如果你整理不好「经验」们，放下它们吧，暂时不要想着知识管理、经验输出。尝试整理好自己的生活、工作，那就已经很美好了！

如果「生活、工作」也整理不好，那也千万不要担心。这个世界就是由无数普通人运转起来的，在大楼下仰望，设计者和工人同样令人敬畏。很多伟大的人，或是千千万万个支撑世界运转的普通人，他们的生活也是一团糟，这也不妨碍他们做出伟大的作品！混乱中会诞生另一种美！

所以如果你觉得整理很烦，很痛苦，那就不做吧！不要被整理束缚，不要被数字世界束缚。关掉电脑，依然能做一个开心的人！

关于本文

从去年实施 100 天计划起，我就有意地记下每天做了什么，希望将这段探索的经历分享。后来看到少数派征文，我就开始构思起这篇文章，构思了两个月。写了整整半个月，中间有一次丢稿的痛苦重写，有无数次痛苦地想要放弃，但写着写着，竟然写完了。Deadline 真的是第一生产力。

写这篇文章时，我一直避免用「我们应该」的词眼。我不希望传递出一种「这是对的」的好为人师的感觉。因为我对这些内容研究越深，越明白千人千面，没有什么「大一统定律」，有没有绝对的对错。适合自己才是最好的。

写作本身也是一次有意义的旅行。它帮我梳理清楚了脑中那些混乱种种，它让我重拾了对文字的敬畏，它让我开始有自信：原来我真的可以做一些事情。最重要的是，在这个过程中，我对系统结构的构造不断思考，对写作的议题不断思考，我忽然发现，我开始看懂「失控」了，我开始读懂「微信背后的产品观」了，我开始了解 Notion 背后的大师的理念了，我开始明白，为什么简单是美，简单是不简单的了！我知道，我在变得更好。

当然，我也知道，这件事还没有结束。我还想学习图书馆和各个行业项目管理的经验，还想学习印象笔记的构建思考，还想学习德鲁克等管理大师的书籍，还想读完「微信背后的产品观」、「失控」、产品沉思录等好内容。知道的越多，越明白自己的无知。一切都还在路上。希望明年能给大家分享更好的内容。

最后，虽然我希望自己更关注「做」，但研究简化这个体系本身，似乎就是一种「太多时间磨刀」。但我在这个过程中是很快乐的，我想以我以前写过的一段话作为结尾：

对于某一类人来说，「整理，完善自己的工作流」是一种兴趣。做这件事的目地不在于提高工作效率，而在于做这件事本身的乐趣。对于某一类人来说，他们如强迫症一般，希望自己对生活的方方面面获得掌控感，那么「整理，完善自己的工作流」是一件必需要做的事情，做这件事的目地是保持掌控感，是自由。很多时候，我们做事情是不需要理由的。最美好的创新往往都在无聊中迸发。如果需要一个理由，也可以是不那么「正确」的理由 ~

好啦，以上就是本文的全部内容，谢谢大家的耐心观看，记得充电评论鸭！谢谢谢谢谢谢谢谢！o(｀ω´)o